1[खाता बही तथा अन्य दस्तावेज रखना तथा संरक्षित करना.
17कक. (1) प्रत्येक निधि या संस्थान या न्यास या कोई विश्वविद्यालय या अन्य शैक्षिक संस्थान या कोई अस्पताल या चिकित्सीय संस्थान या कोई अस्पताल या चिकित्सीय संस्थान को अधिनियम की धारा 10 के खंड (23ग) के दसवें परंतुक के खंड (क) या अधिनियम की धारा 12क की उपधारा (1) के खंड (ख) के उपखंड (i) के अधीन निम्नलिखित खाता बही तथा अन्य दस्तावेज रखना तथा संरक्षित करना अपेक्षित है, अर्थात् :-
| (क) | खाता बही जिसमें ये सम्मिलित है अर्थात् :- |
| (i) | कैश बुक; | |
| (ii) | लेजर; | |
| (iii) | जर्नल; | |
| (iv) | बिल की प्रतियां, चाहे मशीन संख्यांकित अन्यथा क्रमिक संख्यांकित, चाहे ऐसे बिल निर्धारिती द्वारा जारी किए गए हो, तथा प्रतियां या निर्धारिती द्वारा जारी मशीन संख्यांकित या अन्यथा क्रमिक संख्यांकित रसीदों का प्रतिपर्ण; | |
| (v) | व्यक्ति को जहां कहीं भी जारी किए गए मूल बिल तथा व्यक्ति द्वारा किए गए भुगतान संबंधी रसीदें; | |
| (vi) | व्यक्ति द्वारा संपन्न किए गए संव्यवहार एवं मामलों की दशा का सही एवं निष्पक्ष दृष्टिकोण देने के क्रम में किसी अन्य प्रकार की बही जिसे संरक्षित करना अपेक्षित हो; |
| (ख) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (4) में निर्दिष्ट व्यापारिक उपक्रमों के लिए खंड (क) में निर्दिष्ट खाता बही; | |
| (ग) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (4) में निर्दिष्ट व्यापारिक उपक्रम के अलावा निर्धारिती द्वारा किए जा रहे व्यापार के लिए खंड (क) में निर्दिष्ट खाता बही; | |
| (घ) | संरक्षण हेतु अन्य दस्तावेज,- |
| (i) | व्यक्ति द्वारा चलाए जा रहे संस्थान व परियोजनाओं का रिकर्ड, जिसमें उनका नाम पता एवं उद्देश्य का विवरण सम्मिलित है; | |
| (ii) | पूर्व वर्ष के दौरान व्यक्ति की आय का रिकार्ड, के संबंध में,- |
| (I) | स्वैच्छिक अंशदान जिसमें दाता का नाम, पता स्थायी खाता संख्या (यदि उपलब्ध हो) तथा आधार नंबर (यदि उपलब्ध हो) का विवरण सम्मिलित है; | |
| (II) | अधिनियम की धारा 11 के अधीन निर्दिष्ट न्यास के अधीन संपत्ति से आय, ऐसी संपत्तियों की सूची से साथ; | |
| (III) | निधि या संस्थान या न्यास या अन्य विश्वविद्यालय या अन्य शैक्षिक संस्थान या अन्य अस्पताल या अन्य चिकित्सीय संस्थान मद (I) व (II) में निर्दिष्ट अंशदान के अलावा ; |
| (iii) | पूर्व वर्ष क दौरान व्यक्ति की आय में से निम्नलिखित रिकार्ड अर्थात् :- |
| (I) | भारत में आय का आवेदन, आवेदन की रकम के अंतर्विष्ट ब्यौरे, उस व्यक्ति का नाम और पता जिसको राशि का क्रेडिट या संदाय किया गया है तथा उद्देश्य जिसके लिए ऐसा आवेदन किया गया है; | |
| (II) | अधिनियम की धारा 10 के खंड (23ग) उपखंड (iv) या उपखंड (v) या उपखंड (vi) या उपखंड (viक) में या अधिनियम की धारा 112कख के अधीन अन्य न्यास या संस्थान में निर्दिष्ट किसी निधि या संस्थान या न्यास या अन्य विश्वविद्यालय या अन्य शैक्षिक संस्थान या अन्य अस्पताल या अन्य चिकित्सीय संस्थान को भुगतान या क्रेडिट की गई राशि जिसमें उनका नाम, पता स्थायी खाता संख्या तथा उद्देश्य जिसके लिए ऐसा क्रेडिट या भुगतान किया गया है, का विवरण सम्मिलित है; | |
| (III) | भारत के बाहर आय का आवेदन जिसमें व्यक्ति राशि आवेदन के नाम व पता जिसे क्रेडिट या भुगतान किया जा रहा है तथा उद्देश्य जिसके लिए आवेदन किया गया है, का विवरण आदि सम्मिलित है; | |
| (IV) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (1) के स्पष्टीकरण 1 के खंड (2) में निर्दिष्ट आय का मानित आवेदन जिसमें ऐसे मानित उद्देश्य करने का कारण का विवरण भी सम्मिलित है; | |
| (V) | अधिनियम की धारा 10 के खंड (23ग) के तीसरे परंतुक के स्पष्टीकरण 3 या अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (2) के उपबंधों के अनुसार संचित या पृथक आय जिसे प्रयुक्त नहीं किया गया या प्रयुक्त माना गया, उस उद्देश्य के लिए जिसमें ऐसी आय संचित की गई, का विवरण सम्मिलित है; | |
| (VI) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (5) में विर्निदिष्ट मोड व प्ररूप में निवेशित या जमा धन; | |
| (VII) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (5) में विर्निदिष्ट मोड व प्ररूप के अलावा निवेशित या जमा धन; |
| (iv) | अन्य पूर्व वर्ष पिछले चालू पूर्ववर्ती वर्ष में व्यक्ति की आय से निम्नलिखित रिकार्ड अर्थात् :- |
| (I) | संचित या पृथक आय से आवेदन जिसमें संचयन वर्ष आवेदन राशि पूर्व वर्ष के दौरान ऐसे संचयन से व्यक्ति का नाम पता जिसे क्रेडिट या भुगतान किया गया है तथा उद्देश्य जिसके लिए ऐसा आवेदन किया गया है का विवरण सम्मिलित है; | |
| (II) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (1) के स्पष्टीकरण 1 के खंड (2) में निर्दिष्ट आय का मानित आवेदन जिसमें ऐसे मानित उद्देश्य करने का कारण का विवरण भी सम्मिलित है पूर्व वर्ष के दौरान ऐसे मानित आवेदन राशि व्यक्ति का नाम या पता जिसे भुगतान व क्रेडिट किया जाना है तथा उद्देश्य जिसके लिए आवेदन किया गया है; | |
| (III) | मद (I) और मद (II) में निर्दिष्ट आवेदन के अलावा आवेदन संचित आय से बाहर आवेदन जिसमें संचयन के वर्ष के ब्यौरे को अंतर्विष्ट करने वाले किसी पूर्व वर्ष के दौरान संचयन आय का, व्यक्ति का नाम पता जिसे क्रेडिट या भुगतान किया गया है तथा उद्देश्य जिसके लिए ऐसा आवेदन किया गया है का विवरण सम्मिलित है; | |
| (IV) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (5) में विनिर्दिष्ट मोड व प्ररूप में निवेशित या जमा धन; | |
| (V) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (5) में विर्निष्ट मोड वह प्ररूप के अलावा विनिवेशित या जमा धन; |
| (v) | किए गए स्वैच्छिक अंशदान का रिकार्ड निर्दिष्ट दिशा-निदेश के साथ कि वे संग्रह का भाग बनाएंगे, के संबंध में- |
| (I) | पिछले वर्ष के दौरान प्राप्त योगदान जिसमें दाता का नाम, पता, स्थायी खाता संख्या (यदि उपलब्ध हो) तथा आधार नंबर (यदि उपलब्ध हो) का विवरण सम्मिलित है; | |
| (II) | मद (I) में निर्दिष्ट ऐसे स्वैच्छिक अंशदान का आवेदन जिसमें अंशदान की राशि, व्यक्ति का नाम व पता जिसे भुगतान व क्रेडिट किया जाना है तथा उद्देश्य जिसके लिए आवेदन किया गया है; | |
| (III) | अधिनियम की धारा 10 के खंड (23ग) या उपखंड (viक) या उपखंड (vi) या उपखंड (v) या उपखंड (iv) में निर्दिष्ट किसी अन्य निधि या संस्थान या न्यास या अन्य विश्वविद्यालय या अन्य शैक्षिक संस्थान या अन्य अस्पताल या अन्य चिकित्सीय संस्थान को भुगतान क्रेडिट की गई राशि या अधिनियम की धारा 12कख के अधीन रजिस्ट्री अन्य ट्रस्ट या संस्थान जिसमें उनका नाम, पता स्थायी खाता संख्या तथा उद्देश्य जिसके लिए ऐसा क्रेडिट या भुगतान किया गया है का विवरण सम्मिलित है; | |
| (IV) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (5) में निर्दिष्ट प्ररूप तथा मोड जिसमें प्राप्त स्वैच्छिक अंशदान, पूर्व वर्ष के दौरान जमा या निवेशित किया गया; | |
| (V) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (5) में विनिर्दिष्ट मोड वह प्ररूप के अतिरिक्त निवेशित या जमा धन, जिसमें पिछले वर्ष के दौरान प्राप्त ऐसा स्वैच्छिक अंशदान निवेशित या जमा किया गया हो; | |
| (VI) | पिछले वर्ष से पहले किसी भी पूर्ववर्ती वर्ष के दौरान प्राप्त हुआ ऐसे स्वैच्छिक अंशदान का आवेदन, जिसमें आवेदन की राशि का विवरण सम्मिलित है, ऐसे मानित आवेदन राशि व्यक्ति का नाम या पता जिसे भुगतान व क्रेडिट किया जाना है तथा उद्देश्य जिसके लिए आवेदन किया गया है; | |
| (VII) | अधिनियम की धारा 10 के खंड (23ग) या उपखंड (viक) या उपखंड (vi) या उपखंड (v) या उपखंड (iv) में निर्दिष्ट किसी अन्य निधि या संस्थान या न्यास या अन्य विश्वविद्यालय या अन्य शैक्षिक संस्थान या अन्य अस्पताल या अन्य चिकित्सीय संस्थान को भुगतान क्रेडिट की गई राशि या अधिनियम की धारा 12कख के अधीन रजिस्ट्री अन्य ट्रस्ट या संस्थान जिसमें उनका नाम, पता स्थायी खाता संख्या तथा उद्देश्य जिसके लिए ऐसा क्रेडिट या भुगतान किया गया है का विवरण सम्मिलित है; | |
| (VIII) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (5) में निर्दिष्ट प्ररूप तथा मोड जिसमें ऐसे स्वैच्छिक अंशदान पूर्व वर्ष के दौरान, पिछले पूर्ववर्ती वर्ष मे प्राप्त हुए है और उन्हें जमा या निवेशित किया गया है; | |
| (IX) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (5) में निर्दिष्ट प्ररूप तथा मोड के अलावा गत वर्ष पिछले पूर्ववर्ती वर्ष के दौरान प्राप्त स्वैच्छिक अंशदान में धन जमा या निवेशित किया गया है; | |
| (X) | ऐसे स्वैच्छिक अंशदान में जमा या निवेशित राशि (जिसे अन्य पूर्ववर्ती वर्ष के दौरान प्रयुक्त किया गया था और आवेदन के अनुसार दावा नहीं किया गया) धारा 11 की उपधारा (5) में निर्दिष्ट प्ररूप एवं मोड में ऐसे स्वैच्छिक अंशदान जमा या निवेशित का विवरण भी सम्मिलित रहे; |
| (vi) | धारा 80छ की उपधारा (2) के खंड (ख) के अधीन अधिसूचित मंदिर, मस्जिद, गुरूद्वारा, चर्च के नवीकरण या मरम्मत के प्रयोजनार्थ प्राप्त अंशदान का रिकार्ड जिसे धारा 10 के खंड (23ग) के तीसरे परंतुक के स्पष्टीकरण 1क या धारा 11 की उपधारा (1) के स्पष्टीकरण 3क में निर्दिष्ट संग्रह की तरह माना गया है के संबंध में,- |
| (I) | पिछले वर्ष के दौरान प्राप्त योगदान जिसमें दाता का नाम, पता, स्थायी खाता संख्या (यदि उपलब्ध हो) तथा आधार नंबर (यदि उपलब्ध हो) का विवरण सम्मिलित है; | |
| (II) | पूर्व वर्ष के पिछले पूर्ववर्ती वर्ष के दौरान प्राप्त अंशदान जिसे संग्रह की तरह माना गया जिसमें दाता का नाम वह पता, स्थायी खाता संख्या (यदि उपलब्ध हो) तथा आधार संख्या (यदि उपलब्ध हो) का विवरण सम्मिलित है; | |
| (III) | मद (I) एवं मद (II) में निर्दिष्ट ऐसे स्वैच्छिक अंशदान का आवेदन जिसमें अंशदान की राशि, व्यक्ति का नाम व पता जिसे भुगतान व क्रेडिट किया जाना है तथा उद्देश्य जिसके लिए आवेदन किया गया है; | |
| (IV) | अधिनियम की धारा 10 के खंड (23ग) या उपखंड (viक) या उपखंड (vi) या उपखंड (v) या उपखंड (iv) में निर्दिष्ट किसी अन्य निधि या संस्थान या न्यास या अन्य विश्वविद्यालय या अन्य शैक्षिक संस्थान या अन्य अस्पताल या अन्य चिकित्सीय संस्थान को भुगतान, क्रेडिट की गई राशि या अधिनियम की धारा 12कख के अधीन रजिस्ट्री अन्य ट्रस्ट या संस्थान जिसमें उनका नाम, पता स्थायी खाता संख्या तथा उद्देश्य जिसके लिए ऐसा क्रेडिट या भुगतान किया गया है, का विवरण सम्मिलित है; | |
| (V) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (5) में निर्दिष्ट प्ररूप तथा मोड ऐसे संग्रह में, पूर्व वर्ष के दौरान जमा या निवेशित किया गया; | |
| (VI) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (5) में विर्निदिष्ट मोड व प्ररूप के अलावा निवेशित या जमा, धन, जिसमें पिछले वर्ष के दौरान प्राप्त ऐसा स्वैच्छिक अंशदान निवेशित या जमा किया गया हो; | |
| (VII) | ऐसे संग्रह से आवेदन प्राप्त पिछले वर्ष से पहले किसी भी पूर्ववर्ती वर्ष के दौरान प्राप्त हुआ ऐसे स्वैच्छिक अंशदान का आवेदन, जिसमें आवेदन की राशि का विवरण सम्मिलित है, ऐसे मानित आवेदन राशि व्यक्ति का नाम या पता जिसे भुगतान व क्रेडिट किया जाना है तथा उद्देश्य जिसके लिए आवेदन किया गया है; | |
| (VIII) | अधिनियम की धारा 10 के खंड (23ग) या उपखंड (viक) या उपखंड (vi) या उपखंड (v) या उपखंड (iv) में निर्दिष्ट किसी कोष में भुगतान या जमा की गई, राशि, अन्य निधि या संस्थान या न्यास या अन्य विश्वविद्यालय या अन्य शैक्षिक संस्थान या अन्य अस्पताल या अन्य चिकित्सीय संस्थान को भुगतान, क्रेडिट की गई राशि या अधिनियम की धारा 12कख के अधीन रजिस्ट्री अन्य ट्रस्ट या संस्थान जिसमें उनका नाम, पता स्थायी खाता तथा उद्देश्य जिसके लिए ऐसा क्रेडिट या भुगतान किया गया है, का विवरण सम्मिलित है; | |
| (IX) | अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (5) में निर्दिष्ट प्ररूप तथा मोड जिसमें ऐसे संग्रह पूर्व वर्ष पिछले पूर्ववर्ती वर्ष के दौरान प्राप्त हुए हैं, प्ररूप तथा मोड में धन जमा या निवेशित, अधिनियम की धारा 11 की उपधारा (5) के अलावा ऐसे संग्रह जिसमें पूर्व वर्ष पिछले पूर्ववर्ती वर्ष के दौरान जमा या निवेशित किए गए; |
| (vii) | ऋण एंव उधार का रिकार्ड,- |
| (I) | ऋण या उधार की राशि व तारीख के संबंध में अंतर्विष्ट जानकारी, वापिस भुगतान की राशि व तारीख, व्यक्ति का नाम जिससे ऋण लिया गया, ऋणदाता का पता, स्थायी खाता संख्या तथा आधार संख्या (यदि उपलब्ध हो), | |
| (II) | ऐसे ऋण या उधार से आवेदन जिसमें अंतर्विष्ट राशि का विवरण, व्यक्ति का नाम पता जिसे किसी प्रकार का भुगतान या क्रेडिट किया गया तथा उद्देश्य जिसके लिए ऐसा आवेदन किया गया है; | |
| (III) | ऐसे पूर्व वर्ष के पिछले पूर्ववर्ती वर्ष के दौरान ऋण या उधार से प्राप्त आवेदन जिसमें अंतर्विष्ट राशि का विवरण, व्यक्ति का नाम व पता जिसे अन्य क्रेडिट या भुगतान किया गया; | |
| (IV) | ऐसे ऋण या उधार या पूर्व वर्ष के दौरान वापसी भुगतान (जिसे पिछले पूर्ववर्ती वर्ष के दौरान प्रयुक्त किया गया तथा आवेदनानुसार दावा नहीं किया गया); |
| (viii) | निर्धारिती द्वारा धारित संपत्तियों का रिकार्ड, निम्नलिखित से संबंध में अर्थात्- |
| (I) | अचल संपत्ति जिसमें अंतर्विष्ट विवरण सम्मिलित हो, |
| (i) | संपत्तियों की प्रकृति तथा पता, आस्ति के अधिग्रहण की लागत, आस्ति के रजिस्ट्री दस्तावेज; | |
| (ii) | ऐसी संपत्तियों का अंतरण, नई पूंजीगत आस्ति के अधिग्रहण में उपयोग किया गया शुद्ध प्रतिफल; |
| (II) | चल संपत्ति जिसमें आस्ति की प्रकृति तथा अधिग्रहण की लागत का विवरण; |
| (ix) | अधिनियम की धारा 13 की उपधारा (3) के निर्दिष्ट व्यक्तियों का रिकार्ड,- |
| (I) | उनके नाम, पता स्थायी खाता संख्या तथा आधार संख्या (यदि उपलब्ध हो) का विवरण सम्मिलित है; | |
| (II) | निधि या संस्थान या न्यास या कोई विश्वविद्यालय या अन्य शैक्षिक संस्थान या कोई अस्पताल या चिकित्सीय संस्थान या कोई अस्पताल या चिकित्सीय संस्थान को अधिनियम की धारा 13 की उपधारा (3) में निर्दिष्ट व्यक्तियों के साथ किया गया संव्यवहार जिसमें ऐसे संव्यवहार की राशि तथा, तारीख, प्रकृति तथा इस बात की पुष्टि के लिए दस्तावेज कि ऐसे संव्यवहार निर्दिष्ट व्यक्ति के प्रत्यक्ष या परोक्ष रूप से हित के लिए नहीं है; |
| (x) | अन्य दस्तावेज जिसमें अंतर्विष्ट सुसंगत जानकारी सम्मिलित है। |
(2) खाता बही तथा उपनियम (1) में विनिर्दिष्ट जिन्हें लिखित रूप में या इलैक्ट्रानिक रूप में या डिजिटल रूप में या आंकडों का प्रिन्ट आउट जिसे इलैक्ट्रानिक रूप या डिजिटल रूप या अन्य किसी रूप में जैसे इलैक्ट्रोमैग्नैटिक डाटा स्टोरेज डिवाइस में रखा जाए।
(3) उपनियम (1) में विनिर्दिष्ट खाता बही तथा अन्य दस्तावेज ट्रस्ट या संस्थान द्वारा इसके रजिस्ट्री कार्यालय में रखे व संरक्षित किए जाएंगे:
परंतु उपनियम (1) में निर्दिष्ट समस्त खाता बही तथा अन्य दस्तावेज भारत में ऐसे अन्य स्थान पर रखे जाएंगे जैसा कि प्रबंधन संकल्प द्वारा निर्णय ले सकते हैं और जब एक बार संकल्प पारित हो गया ट्रस्ट या संस्थान सात दिनों के भीतर क्षेत्राधिकार निर्धारण अधिकारी को लिखित में उस स्थान का पता सूचित करेगा और ऐसी सूचना उस व्यक्ति द्वारा विधिवत रूप से हस्ताक्षरित एवं सत्यापित की जाएगी जो अधिनियम की धारा 140 के अधीन आयकर विवरणी सत्यापित करने हेतु अधिकृत है, जैसा कि निर्धारिती को प्रयोज्य है।
(4) उपनियम (1) में निर्दिष्ट खाता बही तथा अन्य दस्तावेज सुसंगत निर्धारण वर्ष के अंत से 10 वर्ष की अवधि के लिए रखें तथा संरक्षित किए जाएंगे
परंतु जब किसी निर्धारण वर्ष के संबंध में निर्धारण अधिनियम की धारा 147 के अधीन फिर से खोले गए हैं, अधिनियम की धारा 149 में निर्दिष्ट अवधि के भीतर खाता बही तथा अन्य दस्तावेज जो फिर से खोलने के समय रखे तथा संरक्षित किए गए हैं, उन्हें तब तक रखा व संरक्षित किया जाएगा जब तक कि फिर से खोला गया निर्धारण समापक नहीं हो जाता।]