आदि खाते की किताबें, कंपनी द्वारा रखा जाना
अध्याय IX
कंपनियों के खाते
कंपनी द्वारा रखी जाने वाली खाता पुस्तकें आदि I
128. (1) प्रत्येक कंपनी अपने पंजीकृत कार्यालय में प्रत्येक वित्तीय वर्ष के लिए लेखा पुस्तकें तथा अन्य सुसंगत पुस्तकें और कागजात तथा वित्तीय विवरण तैयार करके रखेगी, जो कंपनी के कामकाज की स्थिति का सही और निष्पक्ष विवरण देंगे, जिसमें उसके शाखा कार्यालय या कार्यालयों, यदि कोई हो, की स्थिति भी शामिल होगी, तथा पंजीकृत कार्यालय और उसकी शाखाओं दोनों में किए गए लेन-देनों की व्याख्या होगी और ऐसी पुस्तकें प्रोद्भवन के आधार पर तथा लेखांकन की दोहरी प्रविष्टि प्रणाली के अनुसार रखी जाएंगी:
बशर्ते कि पूर्वोक्त सभी या कोई खाता बही और अन्य प्रासंगिक कागजात भारत में ऐसे अन्य स्थान पर रखे जा सकेंगे, जैसा निदेशक मंडल तय करे और जहां ऐसा निर्णय लिया जाता है, कंपनी उसके सात दिनों के भीतर रजिस्ट्रार के पास उस अन्य स्थान का पूरा पता देते हुए लिखित में सूचना दाखिल करेगी:
आगे यह भी प्रावधान है कि कंपनी ऐसी लेखा पुस्तकों या अन्य प्रासंगिक कागजातों को इलेक्ट्रॉनिक मोड में ऐसी रीति से रख सकेगी, जैसा कि निर्धारित किया जा सकता है ।
(2) जहां किसी कंपनी का भारत में या भारत के बाहर शाखा कार्यालय है, वहां यह माना जाएगा कि उसने उपधारा (1) के उपबंधों का अनुपालन किया है, यदि शाखा कार्यालय में किए गए लेन-देनों से संबंधित उचित लेखा पुस्तकें उस कार्यालय में रखी जाती हैं और शाखा कार्यालय द्वारा कंपनी को उसके पंजीकृत कार्यालय या उपधारा (1) में निर्दिष्ट अन्य स्थान पर समय-समय पर उचित संक्षिप्त विवरणियां भेजी जाती हैं।
(3) भारत में कंपनी द्वारा रखी गई खाता बहियाँ तथा अन्य पुस्तकें और कागजात कंपनी के पंजीकृत कार्यालय में या भारत में किसी अन्य स्थान पर कारोबारी घंटों के दौरान किसी भी निदेशक द्वारा निरीक्षण के लिए खुले रहेंगे, और देश के बाहर रखी गई वित्तीय जानकारी के मामले में, यदि कोई हो, तो ऐसी वित्तीय जानकारी की प्रतियां रखी जाएंगी और किसी भी निदेशक द्वारा निरीक्षण के लिए प्रस्तुत की जाएंगी, जो कि निर्धारित की जा सकने वाली ऐसी शर्तों के अधीन होंगी :
बशर्ते कि कंपनी की किसी सहायक कंपनी के संबंध में निरीक्षण केवल निदेशक मंडल के संकल्प द्वारा इस निमित्त प्राधिकृत व्यक्ति द्वारा ही किया जाएगा।
(4) जहां उपधारा (3) के अधीन निरीक्षण किया जाता है, वहां कंपनी के अधिकारी और अन्य कर्मचारी ऐसा निरीक्षण करने वाले व्यक्ति को निरीक्षण के संबंध में सभी सहायता देंगे, जिसकी कंपनी से उचित रूप से अपेक्षा की जा सकती है।
(5) प्रत्येक कंपनी की लेखा पुस्तकें, जो किसी वित्तीय वर्ष से ठीक पहले कम से कम आठ वित्तीय वर्षों की अवधि से संबंधित हैं, या जहां कंपनी आठ वर्ष से कम अवधि से अस्तित्व में रही है, वहां सभी पूर्ववर्ती वर्षों के संबंध में, ऐसी लेखा पुस्तकों में किसी प्रविष्टि से संबंधित वाउचरों सहित, अच्छी स्थिति में रखी जाएंगी:
बशर्ते कि जहां कंपनी के संबंध में अध्याय XIV के अधीन जांच का आदेश दिया गया है, वहां केंद्रीय सरकार निर्देश दे सकेगी कि लेखा पुस्तकों को ऐसी लंबी अवधि के लिए रखा जाए, जितनी वह उचित समझे।
(6) यदि प्रबंध निदेशक, वित्त का प्रभारी पूर्णकालिक निदेशक, मुख्य वित्तीय अधिकारी या कंपनी का कोई अन्य व्यक्ति, जिस पर बोर्ड द्वारा इस धारा के प्रावधानों का अनुपालन करने का कर्तव्य आरोपित किया गया है, ऐसे प्रावधानों का उल्लंघन करता है, तो कंपनी का ऐसा प्रबंध निदेशक, वित्त का प्रभारी पूर्णकालिक निदेशक, मुख्य वित्तीय अधिकारी या ऐसा अन्य व्यक्ति जुर्माने से दंडनीय होगा [ *** ] जो पचास हजार रुपये से कम नहीं होगा, लेकिन जो पांच लाख रुपये तक हो सकता है [ *** ] ।